Publicar una revista científica o académica en Internet va mucho más allá de disponer de una página web en la que mostrar artículos.
Hay autores que envían trabajos, revisores que deben evaluarlos, equipos editoriales que toman decisiones, correcciones, nuevas versiones, números que preparar y contenidos que finalmente deben publicarse y quedar correctamente organizados y accesibles.
OJS (Open Journal Systems) nace precisamente para facilitar todo este proceso.
Se trata de una plataforma de código abierto creada específicamente para la gestión y publicación de revistas científicas y académicas. Universidades, centros de investigación, asociaciones, fundaciones, colegios profesionales y otras organizaciones pueden utilizarla para centralizar en un mismo entorno gran parte del trabajo necesario para gestionar una publicación.
Pero implantar OJS no consiste únicamente en instalar un programa. Para que un proyecto funcione bien a largo plazo es necesario tomar decisiones sobre su estructura, configuración, diseño, alojamiento, seguridad, mantenimiento y evolución.
Y es precisamente ahí donde contar con un partner tecnológico puede marcar la diferencia.
¿Para qué sirve OJS?
OJS permite gestionar gran parte del ciclo de vida de una publicación académica desde un único entorno.
Un autor puede presentar su trabajo a través de la plataforma y el equipo editorial puede recibirlo, evaluarlo, asignarlo a revisores y gestionar las diferentes fases hasta llegar a su publicación.
Esto permite sustituir procesos que, de otro modo, pueden terminar dispersos entre correos electrónicos, documentos, carpetas y hojas de cálculo.
En OJS pueden intervenir diferentes perfiles, como autores, revisores y editores, cada uno con las funciones que le corresponden.
La plataforma permite así que la gestión editorial y la publicación online formen parte de un mismo sistema.
Mucho más que una página web para una revista
Esta es probablemente una de las ideas más importantes para entender qué es OJS.
Una revista académica necesita una parte pública en la que los lectores puedan consultar sus números y artículos, pero detrás de ella existe todo un proceso editorial.
OJS está diseñado teniendo en cuenta ambos mundos.
Por una parte, permite presentar públicamente la revista, sus números y sus publicaciones. Por otra, proporciona al equipo editorial las herramientas necesarias para gestionar los trabajos recibidos y las diferentes etapas por las que pasan antes de ser publicados.
Por eso no debemos plantear un proyecto OJS simplemente como la creación de una nueva web.
Estamos implantando la plataforma digital sobre la que puede funcionar una parte importante de la actividad editorial de una organización.
¿Quién puede utilizar Open Journal Systems?
OJS está especialmente orientado al ámbito académico y científico, pero puede utilizarlo cualquier organización que necesite gestionar una publicación con un proceso editorial estructurado.
Entre sus usuarios podemos encontrar:
- Universidades y facultades.
- Centros e institutos de investigación.
- Sociedades científicas.
- Colegios profesionales.
- Asociaciones.
- Fundaciones.
- Editoriales académicas.
- Organismos públicos.
- Grupos de investigación.
- Entidades responsables de revistas especializadas.
Además, un proyecto puede crecer con el tiempo y llegar a albergar diferentes publicaciones dentro de una misma estrategia editorial.
Por ello, antes de comenzar resulta especialmente importante analizar no solo las necesidades actuales, sino también cómo puede evolucionar el proyecto en los próximos años.
¿OJS es gratuito?
Sí. Open Journal Systems es software de código abierto, por lo que una organización puede utilizar la plataforma sin tener que adquirir una licencia convencional por el software.
Sin embargo, esto no significa que poner en marcha una revista profesional con OJS no requiera recursos.
Hay que disponer de un entorno donde alojarla, realizar la instalación y configuración inicial, adaptar la plataforma al proyecto, preparar su imagen pública, configurar correctamente los diferentes elementos y mantener posteriormente el sistema.
También será necesario ocuparse de cuestiones que muchas veces no son visibles para los usuarios: copias de seguridad, actualizaciones, seguridad, monitorización y resolución de posibles incidencias.
Por eso resulta útil diferenciar entre disponer gratuitamente del software y disponer de un proyecto OJS profesional correctamente gestionado.
Cada proyecto OJS es diferente
No todas las revistas tienen las mismas necesidades.
Una publicación universitaria consolidada puede tener un equipo editorial amplio y cientos de artículos publicados, mientras que una asociación profesional puede estar preparando el lanzamiento de su primera revista.
También pueden variar el número de usuarios, los procesos internos, la estructura de las publicaciones, la imagen que se desea proyectar o la necesidad de trasladar contenidos desde una plataforma anterior.
Por eso en Novaltti consideramos que el punto de partida no debería ser simplemente preguntarnos “¿cómo instalamos OJS?”, sino:
¿Qué necesita realmente este proyecto editorial?
A partir de esa respuesta podemos definir cómo debe configurarse la plataforma y qué servicios serán necesarios para acompañarla.
Implantar OJS desde cero
Cuando una organización quiere lanzar una nueva revista con OJS, podemos acompañarla durante todo el proceso de puesta en marcha.
El proyecto puede comenzar con el análisis de las necesidades de la publicación y continuar con la instalación, configuración y preparación del entorno.
También podemos trabajar sobre la presentación pública de la revista para que su imagen digital esté alineada con la identidad de la universidad, asociación, editorial o institución responsable.
El objetivo es entregar una plataforma preparada para que el equipo editorial pueda centrarse en gestionar la publicación, sin tener que ocuparse de toda la complejidad tecnológica que existe detrás.
¿Y si ya tienes una revista funcionando con OJS?
No todos los proyectos comienzan desde cero.
Muchas organizaciones llevan años utilizando OJS y se encuentran con instalaciones que necesitan actualizarse, mejorar su imagen, cambiar de alojamiento o simplemente contar con alguien que se responsabilice de su mantenimiento.
En estos casos, el primer paso debería ser analizar la situación existente antes de realizar cambios.
Podemos estudiar la instalación actual, valorar sus necesidades y definir un plan para mejorar o trasladar el proyecto procurando preservar la información y la continuidad de la revista.
De esta manera, una organización que ya utiliza Open Journal Systems también puede pasar de gestionar internamente toda la parte técnica a disponer de un partner que se encargue de ella.
Alojamiento, seguridad y copias de seguridad
Una revista académica puede acumular años de trabajo y un importante archivo de publicaciones.
Por ello, la continuidad del servicio y la protección de la información deben formar parte del proyecto desde el principio.
El alojamiento de OJS debe ir acompañado de una estrategia adecuada de copias de seguridad, seguridad, actualizaciones y monitorización.
No se trata solamente de que la revista esté disponible hoy. Se trata de garantizar que pueda continuar funcionando y creciendo con el paso del tiempo.
En Novaltti podemos encargarnos de esta parte para que la organización no tenga que coordinar diferentes proveedores para el alojamiento, mantenimiento, seguridad y soporte de la plataforma.
Un proyecto que debe seguir evolucionando
Una revista no termina el día que se publica su página web.
Llegarán nuevos números, nuevos autores, cambios dentro del equipo editorial y nuevas necesidades. También evolucionará la propia plataforma OJS.
Por eso creemos que la puesta en marcha debería plantearse como el comienzo de una relación a largo plazo y no como un proyecto que termina después de la instalación.
Contar con mantenimiento permite disponer de un equipo al que recurrir cuando sea necesario realizar cambios, resolver una incidencia, actualizar la plataforma o estudiar una nueva necesidad.
Novaltti como partner tecnológico para tu proyecto OJS
En Novaltti Networks podemos acompañar a universidades, asociaciones, centros de investigación, colegios profesionales, fundaciones y editoriales durante todo el ciclo de vida de su proyecto OJS.
Podemos ocuparnos de la puesta en marcha, alojamiento, configuración, personalización, seguridad, copias de seguridad, actualizaciones, mantenimiento y soporte de la plataforma.
Y si ya dispones de una revista funcionando, podemos estudiar la situación actual y ayudarte a mejorarla, actualizarla o trasladarla a un entorno gestionado.
Nuestro objetivo no es simplemente instalar OJS.
Queremos convertirnos en el partner tecnológico que acompaña al proyecto editorial, para que tu equipo pueda dedicar su tiempo a aquello que realmente importa: gestionar la revista, trabajar con autores y revisores y publicar nuevos contenidos.
¿Estás pensando en crear una revista con OJS?
Tanto si quieres poner en marcha una nueva publicación como si ya gestionas una revista con Open Journal Systems, podemos estudiar tu proyecto y ayudarte a definir la solución más adecuada.
Cuéntanos qué necesitas y nos encargaremos de convertirlo en un proyecto OJS estable, seguro y preparado para crecer.
