¿Has recibido una notificación de Red.es informándote de que has sido seleccionado para una visita de verificación física del Programa Kit Digital?
Las ayudas del Kit Digital están sometidas a actuaciones de comprobación y control y, entre ellas, se encuentran las verificaciones sobre el terreno. El objetivo es comprobar que las soluciones de digitalización subvencionadas han sido realmente implantadas y funcionan correctamente.
Estas comprobaciones no son algo improvisado. La normativa del programa contempla expresamente comprobaciones materiales que pueden realizarse de forma automática, manual e incluso presencial. Además, existen procedimientos y contratos específicamente destinados a la realización de comprobaciones materiales y visitas in situ del Programa Kit Digital. Boletín Oficial del Estado
Sin embargo, existe una circunstancia especialmente importante en las visitas de verificación física que está realizando la Dirección Adjunta de Auditoría Interna de Red.es: según las notificaciones que hemos podido analizar, el sujeto de la visita es exclusivamente el beneficiario y el Agente Digitalizador no debe estar presente.
Esto puede plantear un problema práctico. Una empresa utiliza su página web, su comercio electrónico, sus herramientas de analítica, su solución de ciberseguridad o cualquier otra solución implantada, pero eso no significa necesariamente que conozca sus aspectos técnicos o que sepa cómo demostrar ante un auditor que se cumplen determinados requisitos.
En Novaltti estamos ayudando a beneficiarios y Agentes Digitalizadores a revisar las soluciones implantadas y preparar estas verificaciones, especialmente cuando existen dudas sobre qué puede comprobar Red.es o cómo acreditar el funcionamiento de una solución.
¿Por qué puede Red.es auditar mi Kit Digital?
Ser beneficiario de una subvención implica asumir determinadas obligaciones de comprobación.
La propia comunicación que Red.es está remitiendo a los beneficiarios hace referencia al artículo 9.1 de las bases reguladoras del Kit Digital y al artículo 14.1.c de la Ley General de Subvenciones.
Entre las obligaciones del beneficiario se encuentra someterse a las actuaciones de comprobación y control de los organismos competentes y facilitar la información que pueda ser requerida.
En el caso concreto del Kit Digital, la colaboración entre Red.es y la Cámara de España contempla expresamente que la comprobación material de las ayudas pueda ser automática, manual o presencial. Boletín Oficial del Estado
Por tanto, recibir una notificación para una visita de verificación no significa por sí mismo que se haya detectado un incumplimiento en tu expediente.
¿Qué es una visita de verificación física del Kit Digital?
Es una actuación de control destinada a comprobar sobre el terreno que la actividad subvencionada se ha materializado.
La documentación técnica utilizada para las verificaciones del programa explica que las comprobaciones materiales e in situ buscan determinar la realidad y regularidad de las actuaciones subvencionadas. También contempla la posibilidad de acceder a las soluciones implantadas o solicitar una demostración de su funcionamiento. Cámara de España
En las comunicaciones de la Dirección Adjunta de Auditoría Interna de Red.es que hemos analizado, el objeto se concreta todavía más: comprobar la implantación y funcionamiento de las soluciones de digitalización relativas al Programa Kit Digital.
En términos sencillos, el auditor quiere comprobar que la solución por la que se concedió y justificó la ayuda existe realmente y funciona.
¿Qué puede revisar Red.es durante una auditoría del Kit Digital?
Dependerá de las soluciones contratadas y de los acuerdos de prestación asociados al bono.
No se comprobará necesariamente lo mismo en una página web que en un comercio electrónico, una solución de ciberseguridad, un CRM o un puesto de trabajo seguro.
La documentación del programa establece que las verificaciones deben comprobar el correcto cumplimiento de los requisitos exigibles a cada categoría de solución. También contempla que puedan requerirse accesos a las soluciones o realizarse demostraciones. Cámara de España
Por eso, antes de una auditoría resulta fundamental identificar exactamente qué categoría o categorías del Kit Digital contrataste y cuáles eran sus requisitos.
¿Tengo que preparar documentación para la auditoría?
En las notificaciones de visita de verificación física de la Dirección Adjunta de Auditoría Interna de Red.es que hemos analizado se indica expresamente que no es requisito preparar documentación alguna.
Es una diferencia importante.
Pero que no tengas que preparar documentación no significa que no sea recomendable preparar la visita.
Prepararla consiste en saber qué soluciones tienes implantadas, comprobar que continúan funcionando e identificar dónde pueden verificarse las funcionalidades asociadas a ellas.
Si tienes una página web subvencionada mediante el Kit Digital, por ejemplo, probablemente sabes entrar en ella y utilizarla. Otra cuestión diferente es que sepas identificar determinadas funcionalidades, configuraciones o herramientas que forman parte de los requisitos que se justificaron.
¿Puede estar presente el Agente Digitalizador durante la auditoría?
En las visitas de verificación física de Red.es a las que nos referimos en este artículo, no.
La comunicación remitida al beneficiario especifica que el sujeto de la visita es exclusivamente el beneficiario y que no debe estar presente el Agente Digitalizador.
Esto es especialmente relevante porque durante la implantación y justificación del Kit Digital buena parte de las cuestiones técnicas han sido gestionadas precisamente por el Agente Digitalizador.
El beneficiario puede encontrarse ahora solo ante una comprobación de una solución que utiliza, pero cuya configuración técnica desconoce.
¿Qué ocurre si durante la auditoría me preguntan algo que no sé responder?
No conocer una cuestión técnica no significa necesariamente que la solución no exista o que no cumpla los requisitos.
Una empresa puede tener correctamente configurado Google Analytics, herramientas SEO, medidas de seguridad, determinadas funcionalidades de comercio electrónico o una infraestructura concreta sin que su responsable sepa localizar cada configuración.
Lo que no conviene hacer es improvisar una respuesta.
Antes de la visita es recomendable revisar las soluciones subvencionadas y saber qué funcionalidades existen y cómo pueden comprobarse.
Ahí es donde disponer de soporte técnico puede marcar una diferencia importante.
Cómo preparar una auditoría del Kit Digital
El primer paso debería ser localizar la resolución, los acuerdos de prestación de soluciones de digitalización y las categorías que fueron subvencionadas.
A partir de ahí hay que revisar los requisitos correspondientes a cada categoría y contrastarlos con la situación actual de la solución.
No se trata de preparar respuestas para una inspección. Se trata de verificar previamente que aquello que debe existir realmente existe, funciona y puede demostrarse.
En una revisión previa pueden aparecer situaciones muy diferentes: una funcionalidad que está correctamente implantada pero que el beneficiario no sabe localizar; una herramienta cuyo acceso conserva el Agente Digitalizador; un servicio que ha cambiado desde su implantación; una configuración que necesita revisarse; o incluso un requisito que puede no estar cumpliéndose correctamente.
Detectarlo antes permite analizar el problema con tiempo.
Cuidado: no todas las comprobaciones del Kit Digital son iguales
Este punto es especialmente importante porque actualmente se están utilizando términos como auditoría, comprobación material, visita in situ o visita de verificación, y pueden corresponder a procedimientos diferentes.
Existen, por ejemplo, actuaciones de comprobación material vinculadas a la justificación y gestionadas con la participación de la Cámara de España. La documentación de estas actuaciones contempla comprobaciones técnicas a distancia o in situ, acceso a soluciones, demostraciones y procedimientos de subsanación. Cámara de España
Por otro lado, la Dirección Adjunta de Auditoría Interna de Red.es está comunicando directamente a determinados beneficiarios la realización de visitas de verificación física en sus oficinas, indicando expresamente que el Agente Digitalizador no debe estar presente.
Por eso es importante leer exactamente qué organismo remite la comunicación y qué tipo de actuación se está notificando.
¿Qué ocurre si la solución no cumple los requisitos?
Las ayudas del Kit Digital están sujetas al cumplimiento de las condiciones establecidas en sus bases, convocatorias y acuerdos.
Los mecanismos de control del programa contemplan la comprobación material de la realidad del gasto y de las soluciones implantadas. Los procedimientos de revisión también contemplan mecanismos de subsanación cuando existen deficiencias susceptibles de corregirse y, en determinados casos, procedimientos relacionados con la pérdida del derecho al cobro o el reintegro. Cámara Gijón
Por eso no recomendamos esperar al día de la visita para descubrir en qué estado se encuentra la solución.
Si has recibido una notificación, el momento de revisar tu Kit Digital es antes de que llegue el auditor.
¿Puede Novaltti revisar un Kit Digital realizado por otro Agente Digitalizador?
Sí.
No es necesario que Novaltti haya sido el Agente Digitalizador que implantó originalmente la solución.
Podemos realizar una revisión técnica independiente de las soluciones existentes, contrastarlas con los requisitos correspondientes y ayudarte a identificar qué elementos pueden ser objeto de comprobación.
Esto resulta especialmente útil cuando ha pasado tiempo desde la implantación, ya no existe relación con el Agente Digitalizador original o simplemente el beneficiario quiere disponer de una segunda revisión antes de recibir al auditor.
Nuestro objetivo no es justificar una solución que no cumple ni crear evidencias artificialmente. Es exactamente lo contrario: comprobar su estado real antes de la auditoría, detectar posibles problemas y ayudar al beneficiario a entender la solución que tiene implantada.
Soporte para Agentes Digitalizadores ante las auditorías del Kit Digital
Estas verificaciones también plantean un nuevo reto para los propios Agentes Digitalizadores.
Aunque el agente no pueda estar presente durante determinadas visitas de Red.es, sigue teniendo un profundo conocimiento técnico de las soluciones que implantó.
En Novaltti también podemos prestar soporte a otros Agentes Digitalizadores que necesiten revisar las soluciones de sus clientes, preparar técnicamente una visita de verificación o resolver incidencias detectadas antes de la auditoría.
Nuestra experiencia en desarrollo web, sistemas, soporte informático, ciberseguridad y soluciones digitales nos permite analizar la comprobación desde una perspectiva técnica, no únicamente administrativa.
Soporte técnico cuando el beneficiario está ante el auditor
Una de las situaciones que estamos encontrando es especialmente delicada: el beneficiario se encuentra ante el auditor y aparece una cuestión técnica que no sabe resolver.
El Agente Digitalizador no puede estar presente en las visitas que expresamente establecen esta condición, pero eso no hace desaparecer la necesidad de soporte técnico del beneficiario.
Por ello, además de la preparación previa, en Novaltti podemos organizar soporte técnico remoto para nuestros clientes durante el periodo en el que se realiza la comprobación, de forma que podamos ayudarles ante incidencias o dudas técnicas cuando las condiciones concretas de la visita permitan realizar esa consulta.
Es importante distinguir ambas funciones: Novaltti no sustituye al beneficiario ni participa en la auditoría cuando Red.es exige que la visita se realice exclusivamente con él. Nuestro trabajo es asegurarnos de que el cliente conoce su solución y dispone del soporte técnico necesario.
Hemos recibido una notificación de auditoría del Kit Digital: ¿qué hacemos ahora?
Lo primero es comprobar que la comunicación es auténtica, identificar el organismo que realiza la actuación y leer detenidamente sus instrucciones.
Después conviene identificar todas las soluciones del Kit Digital afectadas y realizar una revisión técnica de su estado.
No recomendamos realizar modificaciones precipitadas simplemente porque se haya recibido una auditoría. Primero hay que conocer qué se implantó, qué se justificó, cuáles eran los requisitos aplicables y cuál es su situación actual.
A partir de ahí se puede preparar al beneficiario para que entienda qué tiene contratado y cómo funciona.
Si has recibido una comunicación de auditoría, comprobación o visita de verificación del Kit Digital y necesitas ayuda para interpretarla, puedes contactar con Novaltti antes de la visita.
Preguntas frecuentes sobre las auditorías del Kit Digital
¿Red.es está realizando auditorías del Kit Digital?
Sí. Las bases y los mecanismos de gestión del Programa Kit Digital contemplan actuaciones de comprobación y visitas presenciales. Además, existen contratos y procedimientos específicos destinados a las comprobaciones materiales e in situ de las soluciones subvencionadas. Cámara de España
¿Por qué me han seleccionado para una auditoría del Kit Digital?
La recepción de una comunicación de verificación no demuestra por sí misma que exista una irregularidad. El Programa Kit Digital está sujeto a mecanismos de comprobación y control de las ayudas concedidas.
¿Es obligatoria la visita de Red.es?
El beneficiario está obligado a someterse a las actuaciones de comprobación previstas en la normativa de subvenciones y en las bases reguladoras del programa.
¿Qué comprueba Red.es en una visita del Kit Digital?
El objetivo de las visitas que estamos analizando es comprobar la implantación y funcionamiento de las soluciones de digitalización asociadas al Programa Kit Digital. El alcance concreto dependerá de las categorías subvencionadas.
¿Tengo que preparar documentos para la visita?
En las comunicaciones de visita de verificación física de la Dirección Adjunta de Auditoría Interna de Red.es que hemos analizado se indica que no es requisito preparar documentación. No obstante, resulta recomendable revisar previamente las soluciones y conocer su funcionamiento.
¿Puede acompañarme mi Agente Digitalizador?
Depende del procedimiento de comprobación. En las notificaciones de visita de verificación física de la Dirección Adjunta de Auditoría Interna de Red.es analizadas por Novaltti, se indica expresamente que el sujeto de la visita es exclusivamente el beneficiario y que el Agente Digitalizador no debe estar presente.
¿Puedo recibir ayuda técnica para preparar la auditoría?
Sí. Preparar técnicamente la visita no significa sustituir al beneficiario durante la auditoría. Un técnico puede revisar previamente las soluciones, comprobar su funcionamiento y ayudarte a conocer qué funcionalidades tienes implantadas y dónde se encuentran.
¿Qué pasa si no sé responder una pregunta técnica?
No conviene improvisar. El beneficiario no tiene necesariamente los conocimientos técnicos del profesional que implantó la solución. Una preparación previa permite identificar las funcionalidades y saber dónde se encuentran antes de la visita.
¿Qué pasa si mi Agente Digitalizador ya no me da soporte?
Puedes solicitar una revisión técnica a otro proveedor. En Novaltti podemos analizar soluciones implantadas por otros Agentes Digitalizadores y contrastar su estado actual con los requisitos correspondientes.
¿Novaltti puede ayudarme aunque no haya realizado mi Kit Digital?
Sí. Podemos realizar una revisión independiente de las soluciones implantadas por otros proveedores y ayudarte a preparar técnicamente la visita.
¿Puede una auditoría del Kit Digital obligarme a devolver la ayuda?
Un incumplimiento de las condiciones de una subvención puede tener consecuencias, incluido en determinados supuestos el reintegro. Sin embargo, recibir una visita de verificación no significa que tengas que devolver la ayuda. Primero debe determinarse el resultado de la actuación y aplicarse el procedimiento correspondiente.
¿Pueden comprobar una página web realizada con el Kit Digital?
Sí. Las soluciones de Sitio Web y Presencia Básica en Internet están sujetas, como las demás categorías, a los mecanismos de comprobación del programa. La revisión deberá atender a los requisitos aplicables a la solución subvencionada.
¿Pueden auditar un comercio electrónico del Kit Digital?
Sí. Una solución de Comercio Electrónico también puede ser objeto de comprobación para verificar que la solución subvencionada se implantó y cumple los requisitos que le corresponden.
¿Pueden auditar un ordenador del Kit Digital?
Sí. La documentación oficial de justificación contempla expresamente que los dispositivos correspondientes a determinadas soluciones puedan ser objeto de comprobación material, incluyendo elementos como marca, modelo y número de serie.
¿Cómo puedo saber si una notificación de auditoría del Kit Digital es auténtica?
Comprueba que la comunicación procede de los canales oficiales correspondientes, revisa la notificación recibida en los sistemas oficiales y evita proporcionar contraseñas o información sensible a partir de enlaces o comunicaciones cuya procedencia no puedas verificar.
¿Has recibido una notificación de visita de verificación del Kit Digital?
Si has recibido una comunicación de Red.es para realizar una auditoría o visita de verificación de tu Kit Digital, no esperes al día de la visita para comprobar que todo está correctamente implantado.
En Novaltti podemos revisar las soluciones subvencionadas, comprobar su estado, identificar los requisitos que pueden ser objeto de verificación y ayudarte a entender qué tienes implantado y cómo demostrar su funcionamiento.
También ofrecemos soporte a Agentes Digitalizadores que necesiten preparar las auditorías de sus clientes.
